Regulamin faktur elektronicznych : ZooKr

Ceny biletów / Regulaminy

Kasa ZOO czynna jest codziennie - również w niedziele i święta. Zapraszamy!

REGULAMIN WYSTAWIANIA I PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

§1 – Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych przez Fundację „Miejski Park i Ogród Zoologiczny w Krakowie”, 30-232 Kraków, ul. Kasy Oszczędności Miasta Krakowa 14 zwaną w dalszej części „Fundacją” oraz otrzymywania faktur elektronicznych od kontrahentów Fundacji.
2. Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej jest ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług („Ustawa o VAT”), Dz. U. z 2004 Nr 54 poz. 535 z późn. zm).

§2 – Definicje

Ilekroć w Regulaminie Wystawiania i Przesyłania Faktur w Formie Elektronicznej użyte zostaną wskazane poniżej pojęcia, należy im przypisać następujące znaczenie:
1. Regulamin – niniejszy Regulamin Wystawiania i Przesyłania Faktur w Formie Elektronicznej.
2. E-faktura – faktura w formie elektronicznej, spełniająca wymogi, o których mowa w art. 106m Ustawy o VAT. Pojęcie to obejmuje fakturę, fakturę korygującą, duplikat faktury oraz notę korygującą. E-faktura jest równoznaczna z przesłaniem faktury wystawionej w formie papierowej i stanowi dokument księgowy.
3. Dostawca – podmiot wystawiający e-fakturę.
4. Odbiorca – podmiot otrzymujący e-fakturę.
5. Oświadczenie – zgoda udzielona Fundacji przez Odbiorcę na stosowanie, tj. wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej według wzoru określonego w Załączniku Nr 1 (dotycząca transakcji sprzedaży realizowanej przez Fundację) lub zgoda udzielona przez Fundację Dostawcy (dotycząca transakcji zakupowych realizowanych przez Fundację).
6. Autentyczność pochodzenia faktury – pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, będącym wystawcą faktury.
7. Integralność treści – pewność, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

§3 – Obowiązki Dostawcy i Odbiorcy

1. Dostawca zobligowany jest dochować należytej staranności oraz podjąć wszelkie niezbędne działania, aby przesyłane w sposób i w formacie określonym w Regulaminie e-faktury cechowała autentyczność pochodzenia i integralność treści, zgodnie z wymogami określonymi w art. 106m Ustawy o VAT.
2. Dostawca i Odbiorca zobligowani są odpowiednio, aby przesyłane lub otrzymywane e-faktury przechowywać w sposób zgodny z art. 112a Ustawy o VAT, tj. przede wszystkim w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur, jak również łatwe ich odszukanie.

§4 – Wysyłanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej

1. Przesyłanie e-faktur odbywa się w formie elektronicznej, w formacie pliku PDF za pomocą poczty elektronicznej i wymaga uprzedniej zgody wyrażonej w formie Oświadczenia, o którym mowa w §2 ust. 5 niniejszego Regulaminu lub w formie odpowiednich zapisów zawartych w łączącej strony umowie.
2. Oświadczenie może być przekazane w formie pisemnej bądź elektronicznej na adres: fk@zoo-krakow.pl lub faktura@zoo-kraków.pl .
3. W przypadku, gdy Fundacja będzie Dostawcą, e-faktury będą wysyłane z adresu e-mail: fk@zoo-krakow.pl na adres Odbiorcy wskazany w Oświadczeniu stanowiącym Załącznik Nr 1 do Regulaminu lub w zawartej umowie.
4. W przypadku, gdy Fundacja będzie Odbiorcą, e-faktury będą wysyłane przez Dostawcę z adresu e-mail Dostawcy wskazanego w stosownym Oświadczeniu lub umowie na adres e-mail: faktura@zoo-krakow.pl.
5. Oświadczenie o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej nie pozbawia strony prawa do wystawiania i przesyłania faktur, duplikatów faktur, faktur i not korygujących w formie papierowej w przypadkach przewidzianych przez prawo.
6. Przesyłanie e-faktur w formie elektronicznej wyklucza możliwość wysłania tych samych faktur w formie papierowej, z zastrzeżeniem treści § 7 regulaminu.
7. Za moment doręczenia faktury w formie elektronicznej uznaje się wysłanie wiadomości e-mail wraz załączonym dokumentem faktury w formie elektronicznej na wskazany przez Klienta adres mailowy.
8. O ile Dostawca i Odbiorca nie postanowią inaczej, wiadomość e-mail powinna zawierać jedną kompletną e-fakturę, stanowiącą jeden załącznik w formacie PDF. Do wiadomości mogą zostać dołączone w formie odrębnych od e-faktury dokumentów załączniki, które dotyczą przedmiotowej e-faktury (np. listy przewozowe, potwierdzenia wydania towarów, protokół potwierdzenia wykonania usługi, karta pracy sprzętu itp.).
9. Jeżeli jedna e-faktura przesyłana jest w kilku odrębnych e-mailach w formie załączników PDF lub też w jednej wiadomości e-mail, ale w rozbiciu na kilka załączników PDF, takie pliki łącznie nie zostaną uznane za fakturę dla celów rozliczenia VAT. Tym samym e-faktura uznana zostanie za nieotrzymaną przez Odbiorcę.
10. O ile Dostawca i Odbiorca nie postanowią inaczej, w tytule wiadomości e-mail należy każdorazowo wprowadzić wyłącznie słowo „Faktura” i/lub numer przesyłanej e-faktury.

§5 – Postanowienia dodatkowe

1. Odbiorca zobowiązany jest do przekazania potwierdzenia w zakresie otrzymanych faktur korygujących. Potwierdzenie to powinno być przekazywane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od momentu faktycznego otrzymania faktury korygującej, przesłanej odpowiednio na adresy, o których mowa w § 4 ust. 3 albo 4. W wiadomości, którą Odbiorca ma obowiązek przesłać Dostawcy na adres, o którym mowa w odpowiednio § 4 ust. 3 albo ust. 4 powinna zostać podana data otrzymania faktury korygującej, która co do zasady powinna odpowiadać dacie wpływu faktury korygującej na adres mailowy Odbiorcy.
2. Przesyłanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie jest wymagane, jeśli strony w inny udokumentowany sposób uzgodniły warunki obniżenia podstawy opodatkowania.
3. Postanowienia ust. 1 znajdują również zastosowanie w zakresie akceptacji not korygujących wysyłanych w formie elektronicznej.

§6 – Niedostarczenie e-faktury

1. W przypadku, gdy po przesłaniu e-faktury drogą elektroniczną Dostawca otrzyma informację zwrotną o niedostarczeniu wiadomości zawierającej e-fakturę na wskazany adres e-mail (tzw. komunikat: „delivery failure” / „problem z dostarczeniem wiadomości”), Dostawca skontaktuje się z Odbiorcą celem wyjaśnienia przyczyny powstałego błędu, po czym ponowi próbę wysłania wiadomości.
2. Jeżeli mimo podjętych starań nie uda się skutecznie dostarczyć wiadomości do Odbiorcy, Dostawca dostarczy fakturę w formie papierowej zgodnie z postanowieniami § 7 regulaminu.

§7 – Faktury w formie papierowej

1. Oświadczenie o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej nie pozbawia strony prawa do wystawiania i przesyłania faktur, duplikatów faktur, faktur korygujących i not korygujących w formie papierowej w przypadkach przewidzianych przez prawo oraz w sytuacji opisanej w §6.
2. Dostarczenie przed Dostawcę faktury w formie papierowej dopuszczalne jest w sytuacji wskazanej w §6 pod warunkiem uprzedniego powiadomienia Odbiorcy o tym fakcie. Powiadomienie powinno być dokonane w drodze informacji przesłanej w formie pisemnej lub za pomocą poczty elektronicznej, najpóźniej w terminie 10 dni roboczych poprzedzających dzień, w którym Dostawca zamierza przesłać Odbiorcy fakturę w formie papierowej.

§8 – Zmiana adresu

1. Dostawcy i Odbiorcy przysługuje prawo zmiany adresów określonych w § 4 ust. 3-4. Zgłoszenie zmiany adresu następuje wyłącznie poprzez uprzednie przesłanie w formie pisemnej lub w formie wiadomości elektronicznej oświadczenia informującego o nowym adresie do celów wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej.
2. W przypadku braku powiadomienia Fundacji o zmianie adresu e-mail, faktury elektroniczne uważa się za skutecznie doręczone po ich przesłaniu na ostatni podany przez Odbiorcę adres e-mail.

§9 – Wycofanie zgody

1. Odbiorcy i Dostawcy przysługuje prawo wycofania akceptacji na stosowanie e-faktur. Podmiot wycofujący akceptację poinformuje o tym fakcie drugą stronę w formie pisemnej lub w formie wiadomości elektronicznej o odwołaniu zgody na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.
2. Ponowna aktywacja możliwości otrzymywania faktur elektronicznych wymaga ponownego złożenia oświadczenia, o którym mowa w §2 ust.5 niniejszego Regulaminu.

§10 – Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przekazanych w związku z wystawieniem i przesłaniem e-faktury będzie Fundacja.
2. Fundacja oświadcza, że otrzymane dane osobowe przetwarzane i przechowywane będą wyłącznie w celach opisanych w niniejszym regulaminie.
3. Przechowywanie i przetwarzanie otrzymanych danych osobowych odbywa się przy zachowaniu zasad określonych w rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – tzw. „RODO”. – na podstawie zgody stanowiącej załączniki nr 1 do Regulaminu.
4. Odbiorcą otrzymanych danych osobowych będzie wyłącznie Fundacja.
5. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych zawarte są w klauzuli informacyjnej znajdującej się na stronie www.zoo-krakow.pl w zakładce RODO.

§11 – Postanowienia końcowe

1. Fundacja zastrzega sobie prawo do zawieszenia lub zakończenia stosowania faktur w formie elektronicznej w przypadku zaistnienia siły wyższej lub z powodu innych okoliczności.
2. Fundacja zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie. Oświadczenie zawierające odmowę akceptacji wprowadzonych zmian powinno zostać złożone w formie pisemnej. Oświadczenie to, oznacza rezygnację z przesyłania faktur w formie elektronicznej od dnia jego otrzymania przez drugą stronę. Dalsze korzystanie z elektronicznej formy przesyłania faktur, po wprowadzeniu zmian do regulaminu jest jednoznaczne z akceptacją zmian wprowadzonych do regulaminu.
3. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt komputerowy, z którego korzysta Klient, a także inne przyczyny uniemożliwiające odebranie przesłanych dokumentów spowodowane okolicznościami, na które nie miała wpływu mimo zachowania wszelkiej staranności.
4. Treść niniejszego Regulaminu udostępniony na stronie internetowej www.zoo-krakow.pl uznaje się za doręczony Klientowi.
5. Regulamin i wszelkie jego zmiany wchodzą w życie z dniem opublikowania na stronie internetowej www.zoo-krakow.pl.
6. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie odpowiednie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności przepisy prawa podatkowego i Kodeksu Cywilnego.
7. Niniejszy Regulamin został przyjęty na posiedzeniu Zarządu Fundacji w dniu 09.04.2021r.

Pobierz oświadczenie >>

Regulamin faktur elektronicznych